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직원 5~10명 규모는 분당 20~25매(PPM)급 흑백 복합기로 충분하지만, 월 인쇄량이 3천 장을 넘거나 직원이 20명 이상이면 분당 30매 이상 고속 기종을 권장합니다. 인쇄량 예측이 어렵다면 상위 사양을 렌탈하고 카운터 요금으로 조정하는 방법도 있습니다. 사무실 확장 계획이 있다면 증설이 쉬운 네트워크 연동 기종을 미리 고려하는 것도 좋습니다.
카운터 요금제는 실제 인쇄한 매수만큼 과금되는 방식으로 인쇄량이 들쭉날쭉한 사무실에 유리하고, 정액 요금제는 매달 인쇄량이 일정하고 많은 사무실에 유리합니다. 최근 3개월 평균 인쇄매수를 기준으로 두 방식을 비교해보는 것이 좋습니다. 흑백·컬러 카운터를 따로 집계해주는지도 견적 단계에서 확인할 부분입니다.
대부분의 복합기는 스캔·팩스·양면인쇄가 기본 탑재돼 있어 별도 장비 없이 사무업무를 한 대로 처리할 수 있습니다. 다만 일부 보급형 기종은 팩스 모듈이 옵션 사양인 경우가 있어 견적 단계에서 미리 확인하는 것이 좋습니다. PC로 바로 스캔 파일을 전송하는 네트워크 스캔 기능 여부도 업무 효율에 영향을 줍니다.
기존 계약의 약정 만료일과 위약금 조건을 먼저 확인한 뒤, 신규 업체와 설치 일정을 맞춰 기존 기기 철거와 신규 기기 설치를 같은 날 진행하면 업무 공백을 최소화할 수 있습니다. 계약서·인수증 등 서류는 미리 요청해 두는 것이 좋습니다. 데이터가 남아있는 하드디스크는 폐기 전 반드시 완전 삭제를 요청하는 것이 안전합니다.
기종·조건에 따라 달라지는 대략적인 비용 범위입니다.
| 장기 5년 약정 할인가(흑백 기본형) | 월 2.5~4만원대 |
| 단기 1개월 렌탈(행사·임시용) | 월 10~15만원대(할증 적용) |
| 네트워크 설정·초기 세팅비 | 무료~3만원(대수·환경에 따라 상이) |
| 야간·주말 긴급 출동료 | 3~8만원(출동 1회 기준, 업체별 상이) |
| 예비 토너 세트(흑백, 1세트) | 3~6만원대(렌탈료 별도 청구 시) |
| 스캐너 전용 렌탈(복합기 미포함) | 월 2~4만원대 |
* 실제 비용은 사무실 규모·계약조건·지역·업체에 따라 달라지며, 위 표는 참고용 범위입니다. 정확한 월 렌탈료와 카운터 단가는 사무실 인쇄량·기종 선호도를 알려주시면 무료 상담을 통해 바로 확인할 수 있습니다.
본 글은 일반적인 정보 제공 목적이며, 실제 조건·비용은 상황에 따라 다를 수 있습니다.