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문서 위주 사무실은 흑백 A4 기본형으로 충분하지만, 제안서·카탈로그 인쇄가 잦다면 컬러 복합기가 유리합니다. 컬러는 카운터 단가가 흑백보다 5~10배 가량 높아 월 인쇄량을 먼저 따져보고 결정하는 것이 좋습니다. 두 대를 나눠 쓰는(흑백 메인+컬러 보조) 방식으로 유지비를 줄이는 사무실도 많습니다.
렌탈은 토너·부품·출장 AS가 대부분 포함된 월 사용료 개념이고, 리스는 금융상품에 가까워 소모품과 AS를 별도 계약하는 경우가 많습니다. 회계처리 방식(비용 처리 vs 자산 계상)도 달라 세무사와 함께 비교해보는 것이 안전합니다. 계약 만료 후 소유권 이전 여부도 렌탈과 리스가 서로 다르게 정해지는 경우가 많습니다.
대부분의 렌탈 상품은 정기 점검, 토너 등 소모품, 출장 AS비까지 렌탈료에 포함돼 있지만, 일부 저가 상품은 부품비나 출장비를 별도로 청구합니다. 계약 전 포함 범위를 견적서에 문서로 명시해달라고 요청하는 것이 좋습니다. 소모품 배송 주기와 재고 확보 방식도 함께 확인하면 업무 공백을 줄일 수 있습니다.
통상 36개월(3년)에서 60개월(5년) 약정이 가장 많고, 1년 이하 단기 계약은 가능하더라도 월 렌탈료가 20~40% 가량 높아지는 경우가 일반적입니다. 사업 계획에 맞춰 적정 계약기간을 먼저 정하는 것이 총비용을 줄이는 방법입니다. 장기 계약일수록 초기 렌탈료 할인 폭이 커지는 경향도 함께 고려할 만합니다.
조건에 따라 달라지는 대략적인 범위입니다.
| 야간·주말 긴급 출동료 | 3~8만원(출동 1회 기준, 업체별 상이) |
| 예비 토너 세트(흑백, 1세트) | 3~6만원대(렌탈료 별도 청구 시) |
| 스캐너 전용 렌탈(복합기 미포함) | 월 2~4만원대 |
| 흑백 A4 기본형 (분당 20매급) | 월 3~5만원대 |
| 흑백 A4 고속형 (분당 30매급 이상) | 월 5~8만원대 |
| 컬러 A4 복합기 | 월 6~10만원대 |
* 실제 비용은 사무실 규모·계약조건·지역·업체에 따라 달라지며, 위 표는 참고용 범위입니다. 정확한 월 렌탈료와 카운터 단가는 사무실 인쇄량·기종 선호도를 알려주시면 무료 상담을 통해 바로 확인할 수 있습니다.
본 글은 일반적인 정보 제공 목적이며, 실제 조건·비용은 상황에 따라 다를 수 있습니다.