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5년 이상 장기간 사용할 계획이라면 구매 후 별도 유지보수 계약이 총비용 면에서 유리할 수 있고, 사용 기간이 유동적이거나 최신 기종으로 자주 교체하고 싶다면 렌탈이 유리한 편입니다. 초기 자본 여력과 세무처리 방식도 함께 고려해 결정하는 것이 좋습니다. 감가상각과 렌탈료 비용처리 차이는 세무사와 상담해 정확히 비교하는 것이 안전합니다.
문서 위주 사무실은 흑백 A4 기본형으로 충분하지만, 제안서·카탈로그 인쇄가 잦다면 컬러 복합기가 유리합니다. 컬러는 카운터 단가가 흑백보다 5~10배 가량 높아 월 인쇄량을 먼저 따져보고 결정하는 것이 좋습니다. 두 대를 나눠 쓰는(흑백 메인+컬러 보조) 방식으로 유지비를 줄이는 사무실도 많습니다.
렌탈은 토너·부품·출장 AS가 대부분 포함된 월 사용료 개념이고, 리스는 금융상품에 가까워 소모품과 AS를 별도 계약하는 경우가 많습니다. 회계처리 방식(비용 처리 vs 자산 계상)도 달라 세무사와 함께 비교해보는 것이 안전합니다. 계약 만료 후 소유권 이전 여부도 렌탈과 리스가 서로 다르게 정해지는 경우가 많습니다.
대부분의 렌탈 상품은 정기 점검, 토너 등 소모품, 출장 AS비까지 렌탈료에 포함돼 있지만, 일부 저가 상품은 부품비나 출장비를 별도로 청구합니다. 계약 전 포함 범위를 견적서에 문서로 명시해달라고 요청하는 것이 좋습니다. 소모품 배송 주기와 재고 확보 방식도 함께 확인하면 업무 공백을 줄일 수 있습니다.
조건에 따라 달라지는 대략적인 범위입니다.
| 장기 5년 약정 할인가(흑백 기본형) | 월 2.5~4만원대 |
| 단기 1개월 렌탈(행사·임시용) | 월 10~15만원대(할증 적용) |
| 네트워크 설정·초기 세팅비 | 무료~3만원(대수·환경에 따라 상이) |
| 야간·주말 긴급 출동료 | 3~8만원(출동 1회 기준, 업체별 상이) |
| 예비 토너 세트(흑백, 1세트) | 3~6만원대(렌탈료 별도 청구 시) |
| 스캐너 전용 렌탈(복합기 미포함) | 월 2~4만원대 |
* 실제 비용은 사무실 규모·계약조건·지역·업체에 따라 달라지며, 위 표는 참고용 범위입니다. 정확한 월 렌탈료와 카운터 단가는 사무실 인쇄량·기종 선호도를 알려주시면 무료 상담을 통해 바로 확인할 수 있습니다.
본 글은 일반적인 정보 제공 목적이며, 실제 조건·비용은 상황에 따라 다를 수 있습니다.